Gestion Documents (SGD)

Gestion Documents (SGD)

Gestion de documents facilitée:

FAIT: La majorité des solutions de gestion de documents actuellement sur le marché sont très coûteuses, difficiles à mettre en œuvre et atteignent rarement le niveau d'engagement de l'utilisateur final envisagé par la direction.

3 Composants d'une solution simple de gestion de documents / archivage numérique:

Numérisation et imagerie:
Les documents sont numérisés au format PDF interrogeable (Reconnaissance optique de caractères indexe tout le texte, les mots clés et les références de numéro contenus dans le document).

 

Stockage:
Routez très simplement et facilement des documents dans des dossiers existants sur un réseau local ou créez de nouveaux dossiers directement à partir du périphérique de numérisation / MFP.

 

Consultation:
Imaginez pouvoir "rechercher" n'importe quel document de votre organisation en fonction d'un mot clé ou d'une référence numérique. Avec le logiciel de reconnaissance OCR, vous pouvez rechercher vos documents numérisés avec n’importe quel nom ou numéro de référence.


Résumé rapide:

Une solution simple de gestion et d’archivage de documents vous permettra de numériser et de stocker vos documents papier sous forme numérique et de les récupérer facilement pour une organisation, une sécurité et une sécurité optimales, ainsi qu’une facilité d’utilisation et un accès à vos documents en un seul clic.


Les chiffres sont convaincants:

  • Le document moyen est copié physiquement ou électroniquement 10 fois en moyenne, pour un coût total de 22 $.
  • La récupération d'un document mal classé peut coûter environ 150 USD à une organisation.
  • 25% des documents d'entreprise sont égarés et ne seront jamais localisés

La mauvaise gestion des documents peut réclamer jusqu'à:

  • 40% – 60% du temps des employés de bureau
  • 20% – 45% des coûts de main-d'œuvre
  • 12% – 15% des revenus de l'entreprise


Services de numérisation sur site

Notre option de service complet évite les frustrations, les tracas et les risques liés à la conversion de votre bibliothèque de documents en fichiers numériques, mais à un prix comparable à celui de la plupart des options de numérisation hors site. Notre équipe d'experts se déplace sur votre site et met à votre disposition des scanners à la pointe de la technologie et des décennies d'expérience cumulée pour numériser, organiser et indexer rapidement et efficacement chaque document et fichier multimédia de votre bibliothèque sans rien retirer de votre emplacement. Pour en savoir plus sur ce processus, consultez notre page Processus sur site.


Numérisation hors site

Les documents sont envoyés à notre établissement sécurisé pour être préparés, numérisés, organisés et indexés avant que les fichiers numériques et les documents originaux ne soient renvoyés à votre emplacement. Chaque fichier sera traité professionnellement et la qualité des fichiers numériques garantie. Des frais de ramassage et de livraison peuvent s'appliquer.


Services de conversion 

Avez-vous des besoins permanents en matière de gestion de documents? Peut-être que votre personnel se noie dans la paperasse? Notre service de conversion de documents mensuel vous évitera la lourde tâche de recevoir et de traiter les documents entrants. Il vous suffit de rediriger vos documents entrants vers votre propre code de courrier-stop. Tous les documents que nous avons reçus sont connectés, préparés, numérisés et ensuite téléchargés. Vous serez informé instantanément de tous les nouveaux documents téléchargés sur le système, où ils sont immédiatement accessibles pour vous et votre personnel via vos identifiants de connexion sécurisés. Ensuite, les copies papier originales peuvent être expédiées directement chez vous selon le programme de votre choix. Nous veillerons à ce que vos procédures de gestion des documents soient suivies avec précision, à ce qu'aucun document ne soit perdu lors du démêlage et que tous les règlements de conformité soient respectés moyennant un forfait mensuel modeste.


Hébergement sécurisé de documents

En bout de ligne, c'est un accès en temps réel, sécurisé, n'importe où, n'importe quand. Vous permet d'accéder à n'importe quel fichier, à tout moment, n'importe où, via un portail hautement crypté et de qualité militaire. Profitez d'un référentiel de documents sans maintenance, sécurisé et entièrement évolutif avec notre service. Vos documents et fichiers multimédias seront facilement accessibles et hébergés de manière sécurisée sur des serveurs sécurisés dans notre centre de données hors site renforcé. Nous gérons toutes les sauvegardes et les mises à niveau nécessaires tout en profitant de notre interface Web conviviale dotée de puissantes fonctionnalités de recherche. Vous pourrez toujours organiser, stocker et récupérer tous vos documents en quelques clics via votre connexion sécurisée.




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